Witte kassa en online bestellingen: wat je frituur moet weten

1. Wanneer is een witte kassa verplicht?

Een witte kassa, officieel een geregistreerd kassasysteem of GKS, is verplicht zodra je jaaromzet zonder btw uit maaltijden die ter plaatse worden opgegeten hoger is dan 25.000 euro. Is het 25.000 euro of minder, dan is een witte kassa niet verplicht.

Voor een frituur hangt dus alles af van één vraag: eet de klant bij jou, of neemt die het mee? Wat op een dienblad wordt meegegeven, geldt als ter plaatse. Wat in een verpakking om mee te nemen vertrekt, is afhaal. Ter vergelijking: 25.000 euro per jaar is ongeveer 2.100 euro per maand aan eten dat ter plaatse wordt opgegeten.

Per vestiging en per jaar

De drempel geldt per vestiging: heb je twee frituren, dan volgt elke zaak haar eigen regeling. Overschrijd je de drempel, dan registreer je je uiterlijk tegen het einde van de tweede maand daarna, en neem je de kassa uiterlijk tegen het einde van de derde maand in gebruik. Tot dan geef je facturen of ontvangstbewijzen. Wie start, maakt een realistische raming van de omzet ter plaatse en volgt dezelfde termijnen.

Stoppen kan bijna nooit

Zakt je omzet ter plaatse later onder 25.000 euro, dan mag je niet stoppen met de witte kassa. Volgens de FOD kan dat pas als je definitief geen maaltijden ter plaatse meer serveert, dus als er alleen nog afhaal mogelijk is. In de praktijk: eens verplicht, altijd verplicht, tenzij de eetruimte en het terras verdwijnen.

2. Eens verplicht: alles door de kassa, ook online

Hier gaat het vaak mis. Afhaal en levering tellen niet mee om te bepalen óf je een witte kassa nodig hebt. Maar ben je eenmaal verplicht, dan moet elke verkoop van eten en drinken in die vestiging door de kassa, uitdrukkelijk ook afhaalmaaltijden. Elke klant krijgt dan een btw-kasticket uit je geregistreerd kassasysteem.

• Een factuur vervangt het kasticket nooit. Vraagt een bedrijf een factuur, dan krijgt het die bovenop het kasticket.
• Een pro-forma uit de kassa, een bestelbevestiging of een bon uit een app is geen btw-kasticket.
• Er bestaat geen uitzondering voor bestellingen via een webshop, een app of een bezorgplatform.

3. Een bestelling die al online betaald is

Een witte kassa registreert de verkoop, niet het geld. Ook een bestelling die de klant al online betaald heeft, kan er dus gewoon in. Twee regels uit de officiële circulaire (2017/C/70) zijn hier belangrijk:

• Het kasticket hoort bij het moment waarop de maaltijd geleverd wordt: bij afhaling of bij levering, niet bij het bestellen.
• Een betaling vooraf geldt als een voorschot. Volgens de circulaire moet elk voorschot in de kassa worden ingegeven. Het ticket voor het voorschot mag samen met het eindticket aan de klant gegeven worden.

Zo gaat het in de praktijk

1. Je geeft de bestelde producten in op de kassa, zoals bij een klant aan de toonbank.
2. Je rekent af met een aparte betaalwijze, bijvoorbeeld "Online betaald" of "Uber Eats", in plaats van cash of Bancontact. De meeste kassa's laten je zelf zulke betaalwijzen aanmaken.
3. De kassa maakt een gewoon btw-kasticket, en de klant krijgt het bij afhaling of levering.
4. In je dagrapport zie je de omzet per betaalwijze. Dat bedrag moet overeenkomen met wat je betaalprovider of het platform uitbetaalt. Klopt het niet, dan is er een bestelling niet ingegeven.

Welk btw-tarief op afhaal en levering van toepassing is, laten we hier bewust weg: daarover circuleren in 2026 verschillende berichten. Vraag het na bij je accountant.

4. Bestelapps en webshops: wat zegt de FOD?

Op 16 september 2020 publiceerde de FOD Financiën een bericht over apps om te bestellen. Volgens dat bericht is een bestelapp zelf een kassasysteem als ze bestellingen registreert én prijzen toont op keukentickets of op het scherm van de uitbater, of de klant laat betalen. Een app die alleen de menukaart toont, is dat niet.

Voor een zaak die een witte kassa moet gebruiken, zijn er dan twee mogelijkheden:

• Een koppeling tussen de app en je witte kassa. De FOD raadt dit sterk aan. Het is je kassaleverancier die zo'n koppeling bij de FOD laat certificeren.
• Met de hand ingeven: elke bestelling uit de app geef je in je witte kassa in, en de klant krijgt een kasticket uit die kassa. De originele gegevens uit de app moet je bewaren.

Werk je met Synero en zit je boven de drempel?

Dan koppelen wij Synero aan je witte kassa, als je kassaleverancier dat toelaat. Je online bestellingen komen dan automatisch in je kassa terecht:

• je hoeft geen enkele bestelling meer met de hand over te tikken;
• het kasticket klopt altijd met wat de klant bestelde;
• je dagrapport sluit aan op je online uitbetalingen, zonder zoeken.

Laat ons weten welke kassa je gebruikt, dan bekijken we het samen met je leverancier. Zolang er geen koppeling is, geef je de bestellingen in je kassa in zoals hierboven beschreven.

Vraag het ons

5. Hoe Uber Eats, Deliveroo en Takeaway het doen

De bestelplatformen registreren niets in jouw kassa. De plicht ligt bij de zaak: bij Deliveroo staat in de Belgische voorwaarden letterlijk dat het platform optreedt als tussenpersoon van het restaurant, en dat de koop tussen de klant en het restaurant gesloten wordt. De frituur is dus de verkoper.

Hoe komen die bestellingen dan in de kassa?

• Via de kassaleverancier. Sommige kassa's hebben een rechtstreekse koppeling met een platform.
• Via een tussenplatform zoals Deliverect, dat één keer met de platformen en één keer met kassa's gekoppeld is. Daar betaal je een abonnement voor.
• Met de hand: veel kleinere zaken tikken de bestelling van de tablet van het platform opnieuw in op de kassa.

6. GKS 2.0: de deadlines

GKS 2.0 is de vernieuwde witte kassa. De gegevens gaan bijna in realtime naar de FOD, en elk kasticket krijgt een QR-code. Zowel de kassa als de fiscale datamodule (de "zwarte doos") moeten als GKS 2.0 gecertificeerd zijn. De drempel van 25.000 euro blijft dezelfde. Volgens de FOD gelden deze data:

Heb je meerdere kassa's, dan telt de meest recente aankoopdatum. Je eigen datum vind je in de e-service GKS onder "Mijn profiel" en dan "Gekende vestigingseenheden". De tolerantieperiode voor nieuwe zaken liep definitief af op 30 juni 2026. Controleer vóór je een kassa koopt of ze op de officiële lijst van GKS 2.0-systemen staat, en vraag je leverancier of ze een koppeling voor online bestellingen ondersteunt.

7. Boetes

Wie geen conforme kassa gebruikt of geen kasticket geeft, riskeert een administratieve boete. Volgens een overheidsoverzicht uit 2020 loopt die bij het ontbreken van een conform kassasysteem op van 1.500 euro naar 3.000 en 5.000 euro bij herhaling, en is er een boete per ontbrekend kasticket. Of die bedragen intussen gewijzigd zijn, konden we niet nagaan. Met GKS 2.0 ziet de FOD elke transactie, dus valt een verschil tussen je uitbetalingen van platformen of webshop en je kassaomzet sneller op.

Veelgestelde vragen

Bronnen

• FOD Financiën: Richtlijnen: wie moet het GKS gebruiken
• FOD Financiën: Onderscheid tussen leveringen en restaurant- en cateringdiensten
• FOD Financiën: Kan ik stoppen met het GKS?
• FOD Financiën: Circulaire 2017/C/70 over het geregistreerd kassasysteem
• FOD Financiën: Belangrijk bericht inzake apps om te bestellen (16 september 2020)
• FOD Financiën: GKS 2.0 wordt verplicht vanaf 1 juli 2026
• FOD Financiën: Lijst van gecertificeerde GKS 2.0-systemen
• ITAA: GKS 2.0: de witte kassa vernieuwt (6 juli 2026)
• Deliveroo België: Gebruiksvoorwaarden